De fichiers Excel à solutions intelligentes : La refonte des commandites par un grand détaillant canadien avec Elevent

Étude de cas

Aperçu :

Depuis plus d’un siècle, ce détaillant canadien de premier plan a tissé des liens solides avec les communautés à travers le pays. Avec un revenu annuel de 16,4 milliards de dollars, plus de 10 marques de consommation et 1 700 points de vente, l’entreprise cherchait une manière plus efficace de gérer ses vastes initiatives de commandites et d’investissements communautaires représentant des dizaines de millions de dollars.

Trouver un équilibre entre les objectifs corporatifs nationaux et les besoins uniques des marques et des régions diversifiées était un défi. Le détaillant avait besoin d’une approche centralisée mais flexible pour garantir que chaque investissement soit en adéquation avec les valeurs de l’entreprise et les priorités locales.

Défi :

Avec plusieurs marques opérant dans différentes régions, ce détaillant canadien de premier plan faisait face à la tâche de gérer des milliers de demandes de commandites et de dons chaque année. Chaque demande variait en taille, en portée et en pertinence stratégique, allant des petites donations communautaires ponctuelles aux grands partenariats pluriannuels.

L’entreprise faisait face à plusieurs défis :

Consolidation de milliers de demandes de commandites et de dons dans un processus d’évaluation et d’approbation simplifié.
Évaluation de propositions variées, allant des initiatives locales de base aux commandites complexes sur plusieurs années, nécessitant chacune des critères d’évaluation distincts.
Analyse d’une gamme diversifiée de propositions, des petites donations ponctuelles aux commandites sophistiquées pluriannuelles, exigeant des méthodes d’évaluation différentes.
Collaboration efficace entre les équipes tout en équilibrant les objectifs concurrents des marques, des régions et de l’entreprise, sans ralentir la prise de décision.

Au fil des années, l’équipe a développé une approche de prise de décision hautement spécialisée en utilisant des critères d’évaluation personnalisés. Cependant, leur système élaboré basé sur Excel était essentiellement manuel, rendant l’analyse des propositions laborieuse et la mesure de la performance des investissements inefficace.

Cherchant un partenaire axé sur les données pour moderniser la gestion des commandites, le détaillant a invité plusieurs fournisseurs de services à évaluer l’une de ses propriétés. Elevent a été la seule entreprise à produire une analyse en accord avec les propres conclusions du détaillant, sans exagérer les indicateurs de vanité comme les impressions, qui faussent souvent les évaluations des commandites.

Solution :

Pour rationaliser la gestion de ses commandites et dons, le détaillant a choisi la solution Brickroad™, l’outil de gestion des commandites d’Elevent. Cette plateforme a fourni l’efficacité, la personnalisation et l’automatisation nécessaires pour gérer un grand volume de demandes tout en garantissant l’alignement avec les priorités de l’entreprise, des marques et des régions.

Les caractéristiques clés de Brickroad incluent :

1. Gestion centralisée des demandes et collaboration en équipe

Brickroad permet l’attribution automatisée des propositions en fonction de la
géolocalisation et des règles prédéfinies, garantissant que les membres
appropriés de l’équipe examinent chaque demande.
Un centre de communication basé sur le cloud permet aux membres de l’équipe
d’accéder aux propositions, de suivre les progrès et de documenter les
décisions, améliorant ainsi la collaboration entre les départements.
Les fonctionnalités de gouvernance, telles que les flux d’approbation, assurent
la transparence et la responsabilité dans le processus de prise de décision.

2. Personnalisation et critères d’évaluation flexibles

La plateforme fournit des portails personnalisés pour différentes marques et régions, offrant une expérience adaptée aux candidats aux commandites.
Les équipes ont un contrôle total sur les critères d’évaluation et de notation, leur permettant de prioriser les opportunités en fonction des objectifs commerciaux spécifiques et des besoins du marché.

3. Automatisation et gains d’efficacité

Brickroad automatise les tâches répétitives, notamment le filtrage des propositions hors sujet, la génération de courriels de rejet et l’attribution des prochaines étapes.
Le système réduit considérablement la charge de travail manuel, libérant ainsi du temps pour la prise de décision stratégique.

4. Perspectives basées sur des données et sécurité

Brickroad fournit des analyses en temps réel et un suivi de performance, permettant à l’équipe d’évaluer le retour sur investissement et d’ajuster les stratégies selon les besoins.
Conçue avec des protocoles de sécurité conformes aux normes de l’industrie, la plateforme garantit l’intégrité et la conformité des données.

5. Intégration fluide avec les systèmes existants

La compatibilité de Brickroad avec d’autres outils d’entreprise assure une transition sans heurts et une adoption rapide à travers l’organisation.

En mettant en œuvre la solution de gestion des commandites Brickroad d’Elevent, le détaillant a transformé son processus basé sur des chiffriers en un système automatisé et évolutif, améliorant considérablement l’efficacité, la cohérence et l’alignement stratégique entre les marques et les régions.

Résultats :

Principaux résultats obtenus :

- Réduction de 50 à 80 % de la charge de travail manuelle

Grâce à l'automatisation du filtrage des propositions, des réponses par courriel et de l'attribution des tâches, l'équipe a immédiatement constaté un gain de temps et d'efforts, lui permettant de se concentrer sur des partenariats stratégiques et à forte valeur ajoutée.

Gestion centralisée et rationalisée des demandes

Des portails personnalisés pour les dons et les commandites ont unifié des milliers de demandes reçues à travers le portefeuille de détaillants de l’entreprise, assurant un processus de réception cohérent et organisé.

Prise de décision plus intelligente et fondée sur des données

Des systèmes d’évaluation sur mesure ont permis à l’équipe d’évaluer objectivement les propositions de commandite, garantissant que chaque investissement correspond aux priorités de l’entreprise, des marques et des régions. Grâce à une meilleure négociation et une optimisation du mélange des actifs, le détaillant a maximisé la valeur de ses investissements en commandite tout en maintenant un alignement stratégique.

Collaboration et transparence améliorées

Des solutions infonuagiques ont facilité une collaboration transparente entre les équipes, permettant aux membres de suivre les progrès, de partager des informations et de gérer les approbations efficacement à travers les marques et les régions.

Un impact renforcé sur la communauté et la marque

En alignant les investissements en commandites et en dons sur les besoins des communautés locales et les objectifs de l’entreprise, le détaillant a renforcé l’engagement envers la marque, la bonne volonté et l’impact social à travers le Canada.

Une solution polyvalente

Au-delà de la gestion des commandites, le détaillant a rapidement réutilisé la plateforme pour son Fonds de réponse à la COVID-19. La flexibilité du système et ses flux de travail configurables ont permis à l’équipe de filtrer, d’évaluer et de répondre efficacement à des centaines de demandes de financement, démontrant ainsi sa polyvalence dans la gestion d’un large éventail d’initiatives de l’entreprise.

En transformant son processus manuel de plus en plus lourd en un système dynamique et évolutif, le détaillant dispose désormais de l’agilité nécessaire pour gérer efficacement les commandites et autres initiatives de financement avec confiance. Grâce à des données améliorées, des flux de travail simplifiés et un accent mis sur des partenariats significatifs, l’entreprise est bien positionnée pour maximiser son impact communautaire pendant des années.

Témoignage :

« Travailler avec Elevent a transformé notre gestion des programmes de commandite et d’investissement communautaire à travers notre portefeuille de marques, réduisant de moitié le temps de revue et permettant à notre équipe de se concentrer sur la création de partenariats significatifs. Nous étions submergés par les demandes, et Brickroad nous a aidés à effectuer un premier tri et à réduire le nombre de demandes que nous devions examiner, nous permettant ainsi d’améliorer la pertinence et la force tout en consacrant une fraction du temps. Leur approche personnalisable respecte les priorités uniques de chaque marque et région tout en assurant un alignement avec nos valeurs d’entreprise. Plus important encore, la méthodologie transparente d’Elevent élimine les métriques gonflées, nous fournissant des informations précises sur les coûts et les retours pour chaque initiative communautaire que nous soutenons. »

Représentant de l'entreprise.

Conclusion :

Ce partenariat illustre comment la bonne solution technologique peut transformer des processus manuels lourds en avantages stratégiques. En mettant en œuvre la plateforme de gestion des commandites d’Elevent, ce détaillant canadien de premier plan a réalisé des gains d’efficacité opérationnelle remarquables tout en améliorant la qualité et l’impact de ses investissements communautaires à travers le Canada. Le détaillant bénéficie désormais de décisions fondées sur les données, d’une meilleure collaboration entre les équipes et d’un alignement renforcé entre les objectifs de l’entreprise et les priorités des régions et des marques. Plus important encore, l’entreprise peut désormais concentrer ses ressources sur la création de relations significatives avec les communautés plutôt que sur la gestion de feuilles de calcul.